Vanaf 23 september 2020 is het voor overheidsinstellingen verplicht om alle kantoorbestanden die online staan te voorzien van toegankelijkheid zodat deze ook te benaderen zijn voor mensen met een functiebeperking. Dit is voor heel veel instanties een behoorlijke uitdaging, omdat het toevoegen van interactiviteit en toegankelijkheid vaak zeer specialistisch werk is en betekent dat er code (zogenaamde meta-data) aan de documenten moet worden toegevoegd.

Natuurlijk is het altijd het beste om deze werkzaamheden uit te besteden, maar als je toch besluit om het zelf te proberen, dan staan hieronder alvast een aantal tips waarmee je zeker rekening moet houden.

Bereid je basisdocument goed voor

Het maken van een pdf is toch niet zo moeilijk? En als jij hem kan lezen, dan kan iedereen hem toch ook gebruiken? Of toch niet?

Voor mensen met een functiebeperking is dit allerminst vanzelfsprekend. Zij moeten vaak hemel en aarde bewegen om online documenten tot zich te kunnen nemen.
Gelukkig zijn tijden wel aan het veranderen en is de meeste data in html al toegankelijk voor deze groep.

Als je de tekst wilt laten voorlezen, bijvoorbeeld omdat je dyslectisch bent, dan moet het document ‘echte tekst’ bevatten en niet alleen een plaatje van tekst. ‘Echte tekst’ is ook nodig als je wilt zoeken naar woorden of termen binnen het document. Het kan zijn dat een gescand document geen tekst bevat, maar alleen een plaatje van tekst. Dat kan ook het geval zijn met een pdf die je maakt met een pdf-printer.

Als je slechtziend bent, dan wil je de tekst in een pdf misschien wel in 1 kolom weergeven, of met een andere contrastverhouding. Dat is mogelijk bij een goed opgemaakte toegankelijke pdf.

Als je blind bent dan gebruik je niet de visuele weergave van een pdf, maar dan gebruik je met een screenreader een achterliggende codelaag. Hiermee kun je de pdf gebruiken met braille of spraak. Is er geen codelaag of een onvolledige codelaag, dan kun je als blinde de pdf helemaal niet of niet goed gebruiken.

Of een pdf bruikbaar is en toegankelijk is, hangt van veel meer af dan van de visuele laag. Je kunt een mooi opgemaakte pdf hebben die niet bruikbaar is voor iedereen, omdat de informatie niet toegankelijk wordt aangeboden.

Vermijd tabellen

Logische leesvolgorde

Leesvolgorde is belangrijk bij het maken van het basis document waar uiteindelijk de toegankelijke PDF van wordt gemaakt, bij de opmaak van een document houd u aan van links naar rechts en van boven naar beneden. Kortom de leesvolgorde moet alle belangrijke onderdelen van een document bevatten in een logische volgorde.

Gebruik een eenduidige koppenstructuur

Elke digitale pdf die koppen en subkoppen op meer dan 1 pagina bevat, heeft bladwijzers nodig. Bladwijzers zijn links die je in een apart venster in een reader kan gebruiken om snel door een document te bladeren. Vaak worden hiervoor koppen van een document herbruikt.

Meta-data toevoegen

In de metadata staat alle informatie over het document, zoals de naam van het document, of het document een laag met code bevat, de pdf-versie die gebruikt is en in welke taal het document is gemaakt. Dit zijn belangrijke gegevens voor toegankelijkheid en de bruikbaarheid van een document. Hier onder een kort overzicht.

1 Documenttitel en auteur
De documenttitel die zie je ook in de metadata terug. Pas op met de auteur van het document. Misschien wil je hier wel alleen de organisatie of afdeling terugzien.

2 Pdf-versie en open standaarden
De Nederlandse overheid hanteert een open standaardenbeleid. Een aantal eigenschappen van een open standaard zijn dat die vrij of laagdrempelig beschikbaar is, dat er geen beperkingen zijn aan het gebruik (vastgelegde intellectuele eigendomsrechten zoals patent of royalites) en dat de onafhankelijkheid van de beherende organisatie is geborgd.

Pdf’s bied je als overheidsinstantie (enkele uitzonderingen daargelaten) aan in een formaat dat een open standaard en je zorgt dat het document ook aan die specificatie voldoet.

Uitgangspunt is dat informatie die in open standaard wordt aangeboden beter uitwisselbaar, duurzaam, archiveerbaar en toekomstbestendig is. Zie ook de paragraaf ‘Open standaard‘.

3 Gecodeerde pdf
Een goed toegankelijke pdf is altijd gecodeerd. In de metadata kun je alleen zien of er aangegeven is of een pdf gecodeerd is. Niet of er ook een volledige codelaag is met de juiste elementen en in de goede volgorde.

Het kan zijn dat aangegeven is dat de pdf niet gecodeerd is, maar dat er toch een codelaag is. Dit kan komen doordat het document in het proces als een ‘basic-variant’ is opgeslagen. Een ‘nee’ bij dit veld hoeft dus niet te betekenen dat er geen codelaag of geen goede codelaag is. Zie ook de paragraaf ‘Open standaard‘.

4 Taal
In de metadata van een document vind je informatie over het document. Ook over in welke taal het document is (Engels, Nederlands, Duits et cetera). Als de juiste taal is aangegeven, dan kan het document makkelijk met de juiste uitspraak in die taal worden voorgelezen.

Vermijd tabellen

Probeer zoveel mogelijk tabellen te vermijden, om dit toegankelijk te krijgen is meer dan alleen basiskennis nodig. Probeer dit zoveel mogelijk anders op te lossen. Kun je er niet omheen om tabellen in he tekst te verwerken, vraag dan een specialist om de toegankelijkheid van je document te regelen.